Vis ikke forhåndsvisningsdialog for elektronisk faktura
Electronic Invoicing with Sproom inkluderer indstillingen Vis ikke forhåndsvisningsdialog for elektronisk faktura for at forenkle afsendelsesprocessen. Når den er aktiveret, sendes elektroniske fakturaer og kreditnotaer automatisk med standardindstillinger — uden at vise den forhåndsvisningsdialog, der normalt vises før transmission.
Funktionsoversigt
Som standard vises en forhåndsvisningsdialog, når du sender en elektronisk faktura eller kreditnota via Electronic Invoicing with Sproom, hvor du kan gennemgå og justere indstillinger som Aktivér vedhæftninger og Medtag faktura som PDF, før dokumentet transmitteres. Vis ikke forhåndsvisningsdialog for elektronisk faktura springer dette bekræftelsestrin helt over, så dokumentet sendes med det samme med de standardindstillinger, der er konfigureret på siden Sproom Service Settings. Dette er særligt nyttigt i miljøer med højt volumen, hvor de samme indstillinger gælder for hvert dokument, og manuel bekræftelse tilføjer unødvendig overhead.
Typiske anvendelsesscenarier
- En virksomhed, der sender hundredvis af elektroniske fakturaer om måneden, ønsker at eliminere det ekstra klik på forhåndsvisningsdialogen for hvert dokument, da de altid bruger de samme indstillinger.
- Som debitormedarbejder, der behandler en stor batch af fakturaer, ønsker jeg, at dokumenter sendes automatisk uden en bekræftelsesdialog, så bogfør-og-send-processen er så hurtig som muligt.
- En økonomichef har standardiseret indstillingerne for elektronisk fakturering for hele virksomheden og ønsker ikke, at individuelle brugere ændrer indstillinger pr. dokument — at springe dialogen over sikrer ensartethed.
- Som faktureringsadministrator ønsker jeg, at den elektroniske faktura sendes med det samme, når jeg klikker Send, så jeg kan gå videre til næste dokument uden at holde pause for en forhåndsvisning.
- En virksomhed, der bruger bogfør-og-send-arbejdsgangen for alle salgsfakturaer, har brug for uovervåget elektronisk fakturatransmission uden dialogafbrydelser.
Centrale begreber
- Standardindstillinger gælder: Når forhåndsvisningsdialogen springes over, bruges indstillingerne fra siden Sproom Service Settings (såsom Aktivér vedhæftninger og Medtag faktura som PDF) automatisk. Der er ingen mulighed for at tilsidesætte pr. dokument.
- Kundespecifik tilsidesættelse: Indstillingen kan også konfigureres pr. kunde via Dokumentafsendelsesprofiler, så du kan springe dialogen over for nogle kunder, mens du beholder den for andre.
Relation til andre funktioner eller apps
- Vis ikke forhåndsvisningsdialog for elektronisk faktura påvirker direkte adfærden for Aktivér vedhæftninger og Medtag faktura som PDF — når dialogen springes over, kan disse indstillinger ikke længere justeres pr. dokument og bruger altid de konfigurerede standardværdier.
- Indstillingen kan tilsidesættes på kundeniveau via Dokumentafsendelsesprofiler, som er en del af Document Handling-frameworket.
- Funktionen gælder for både salgsfakturaer og salgskreditnotaer.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke indstillinger bruges, når dialogen springes over?
Standardværdierne fra siden Sproom Service Settings anvendes. Indstillingerne Aktivér vedhæftninger og Medtag faktura som PDF, der er konfigureret der, bruges for hvert dokument uden at spørge.
Kan jeg springe dialogen over for nogle kunder, men ikke andre?
Ja. Indstillingen Vis ikke forhåndsvisningsdialog for elektronisk faktura kan konfigureres pr. kunde via Dokumentafsendelsesprofiler. Det giver dig mulighed for at springe dialogen over for kunder med højt volumen og standardiserede indstillinger, mens du beholder den for kunder, der kan have brug for justeringer pr. dokument.
Påvirker det at springe dialogen over indholdet af den elektroniske faktura?
Nej. Det elektroniske dokuments indhold er identisk, uanset om dialogen vises eller ej. Den eneste forskel er, at du ikke kan ændre vedhæftnings- og PDF-indstillinger pr. dokument, når dialogen springes over — de globale eller kundespecifikke standarder bruges i stedet.
Hvornår denne funktion skaber værdi
- Du sender et højt volumen af elektroniske fakturaer og ønsker at eliminere manuel bekræftelse for hvert dokument.
- Dine indstillinger for elektronisk fakturering er standardiserede på tværs af alle kunder, og justeringer pr. dokument er ikke nødvendige.
- Du bruger bogfør-og-send-arbejdsgangen og ønsker uovervåget transmission uden dialogafbrydelser.