Brug din reference som ordrereference-id
Brug din reference som ordrereferens-id er en indstilling i Electronic Invoicing with Sproom, som erstatter ordrereferencen på udgående elektroniske OIO-UBL-fakturaer og -kreditnotaer med værdien fra feltet Din reference på salgsdokumentet. Mange offentlige og større private kunder kræver deres eget ordre- eller rekvisitionsnummer på indgående elektroniske fakturaer, så deres systemer kan matche fakturaen automatisk. Indstillingen sikrer, at den reference, kunden har givet jer, er den reference, kunden får tilbage på det elektroniske dokument.
Funktionsoversigt
Brug din reference som ordrereferens-id styrer, hvad der sendes som ordrereference, når et elektronisk dokument dannes og afsendes via Sproom-tjenesten. Som standard indeholder ordrereferencen på en OIO-UBL-faktura eller -kreditnota det bogførte bilagsnummer. Når indstillingen er aktiveret på siden Indstillinger for Sproom Service, og feltet Din reference på salgsdokumentet er udfyldt, bruges denne værdi som ordrereference i stedet. Er Din reference tomt, ændres intet — dokumentet sendes med det bogførte bilagsnummer som ordrereference, præcis som hidtil. Resultatet er, at kunder, der matcher indgående fakturaer mod deres egne indkøbsordre- eller rekvisitionsnumre, kan behandle jeres fakturaer uden manuel håndtering.
Typiske anvendelsesscenarier
- En virksomhed sælger til danske kommuner, som kræver et rekvisitionsnummer på alle elektroniske fakturaer. Rekvisitionsnummeret indtastes i Din reference på salgsordren, og den elektroniske faktura bærer det automatisk videre som ordrereference.
- Som debitorbogholder ønsker jeg, at kundens indkøbsordrenummer fremgår som ordrereference på den elektroniske faktura, så kundens fakturamatchning ikke afviser vores fakturaer.
- Et økonomiteam oplever, at e-fakturaer returneres eller strander, fordi modtagerens system forventer deres eget ordrenummer og ikke afsenderens fakturanummer. Ved at aktivere indstillingen løses uoverensstemmelsen, uden at bogføringen ændres.
- En bogholder udsteder en kreditnota for en leverance, der blev faktureret elektronisk. Kreditnotaen bærer den samme kundereference som den oprindelige faktura, så kunden kan koble de to dokumenter sammen.
- En konsulent, der opsætter elektronisk fakturering for en kunde med mange offentlige kunder, aktiverer indstillingen én gang for hele virksomheden i stedet for at håndtere referencekrav faktura for faktura.
Centrale begreber
- Din reference — et standardfelt i Business Central på salgsdokumenter, hvor I registrerer den reference, kunden har oplyst, fx et indkøbsordre- eller rekvisitionsnummer.
- Ordrereference — den del af et elektronisk OIO-UBL-dokument, der fortæller modtageren, hvilken af deres ordrer fakturaen vedrører. Mange modtagersystemer bruger den til automatisk fakturamatchning.
- OIO-UBL — den danske standard for elektroniske fakturaer og kreditnotaer, som er et krav ved fakturering af den danske offentlige sektor.
- Standardadfærd — med indstillingen deaktiveret bruges det bogførte bilagsnummer som ordrereference, hvilket er appens oprindelige adfærd.
Relation til andre funktioner eller apps
Brug din reference som ordrereferens-id indgår blandt indstillingerne for dokumentindhold på siden Indstillinger for Sproom Service, sammen med muligheder som Aktiver vedhæftede filer og Medtag faktura som PDF. Funktionen bygger på standardfeltet Din reference i Business Central på salgstilbud, -ordrer, -fakturaer og -kreditnotaer samt på OIO-UBL-dokumentformatet fra Microsofts OIOUBL-udvidelse. Indstillingen gælder for alle elektroniske fakturaer og kreditnotaer, der sendes via Sproom-tjenesten for virksomheden.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad sker der, hvis feltet Din reference er tomt på salgsdokumentet?
Når Din reference er tomt, beholder det elektroniske dokument det bogførte bilagsnummer som ordrereference. Indstillingen har kun effekt på dokumenter, hvor Din reference er udfyldt, så aktivering medfører aldrig dokumenter med en manglende ordrereference.
Gælder indstillingen også kreditnotaer?
Ja — Brug din reference som ordrereferens-id gælder både elektroniske salgsfakturaer og elektroniske salgskreditnotaer, der sendes via Sproom, så kreditnotaer bærer den samme kundereference som de fakturaer, de korrigerer.
Er indstillingen fælles for hele virksomheden eller pr. kunde?
Brug din reference som ordrereferens-id er én samlet indstilling for hele virksomheden på siden Indstillinger for Sproom Service. Når den er aktiveret, gælder den for alle elektroniske dokumenter, der sendes via Sproom; dokumenter til kunder uden reference påvirkes ikke, fordi deres felt Din reference blot står tomt.
Hvornår denne funktion skaber værdi
- Jeres kunder — især danske offentlige institutioner — kræver deres eget ordre- eller rekvisitionsnummer på elektroniske fakturaer til godkendelse og matchning.
- Elektroniske fakturaer afvises eller ender i manuel behandling, fordi ordrereferencen indeholder jeres fakturanummer i stedet for kundens ordrenummer.
- I registrerer allerede kundens reference i feltet Din reference og ønsker, at oplysningen automatisk følger med i de elektroniske dokumenter uden ekstra arbejde.