Medtag faktura som PDF
Electronic Invoicing with Sproom kan indlejre en udskrevet PDF-kopi af fakturaen eller kreditnotaen direkte i det elektroniske dokument med funktionen Medtag faktura som PDF. Modtagere får både strukturerede XML-data til automatisk behandling og et velkendt, læsbart PDF-layout til manuel gennemgang eller arkivering — alt i én elektronisk levering.
Funktionsoversigt
Medtag faktura som PDF genererer salgsfakturaen eller kreditnotaen ved hjælp af Business Centrals standardrapportvalg og indlejrer den resulterende PDF som en Base64-kodet vedhæftning i OIOUBL-XML'en. Den rapport, der bruges til PDF-gengivelsen, bestemmes af dine rapportvalg konfigureret for e-mailvedhæftninger, hvilket sikrer ensartet visuelt output på tværs af alle dokumentkanaler. Den indlejrede PDF-kopi giver modtagere et printbart, visuelt formateret dokument sammen med de strukturerede elektroniske data.
Typiske anvendelsesscenarier
- En økonomiafdelingsender elektroniske fakturaer til en offentlig kunde, der behandler XML'en automatisk, men også har brug for en PDF-kopi til deres interne revisionsarkiv.
- Som debitorchef ønsker jeg, at en PDF-version af hver faktura indlejres i det elektroniske dokument, så kunder, der ikke har en OIOUBL-fremviser, stadig kan læse og verificere fakturadetaljerne.
- En mindre virksomhedsejer fakturerer en blanding af digitalt modne og traditionelle kunder — indlejring af PDF'en sikrer, at alle modtagere kan tilgå en læsbar version uanset deres tekniske formåen.
- Som faktureringsspecialist, der håndterer omstridte fakturaer, ønsker jeg den præcise PDF-gengivelse medtaget i det elektroniske dokument, så der ikke er tvetydighed om, hvad kunden har modtaget.
- En controller skal sende kreditnotaer elektronisk, hvor den godkendende leder hos kunden foretrækker at gennemgå en formateret PDF frem for rå XML-data.
Centrale begreber
- Rapportvalg styrer PDF'en: PDF'en genereres ved hjælp af de rapporter, der er konfigureret under rapportvalg med e-mailvedhæftningsflaget aktiveret. PDF-layoutet matcher det, som dine kunder allerede modtager via e-mail.
- Levering i ét dokument: PDF'en indlejres inde i den elektroniske XML-fil som en yderligere dokumentreference og sendes ikke som en separat fil. Modtageren udtrækker den fra det elektroniske dokument.
Relation til andre funktioner eller apps
- Medtag faktura som PDF fungerer sammen med Aktivér vedhæftninger — PDF'en tilføjes ud over eventuelle kildedokumentvedhæftninger. Når begge funktioner er aktive, indeholder det elektroniske dokument filvedhæftninger fra salgsdokumentet samt den genererede PDF.
- Funktionen bygger på Business Centrals standard OIOUBL elektroniske faktureringsfunktionalitet ved at berige XML-outputtet med en indlejret visuel repræsentation.
- Medtag faktura som PDF er tilgængelig i forhåndsvisningsdialogen for elektronisk faktura ved afsendelse, hvilket giver brugeren mulighed for at slå den til eller fra pr. dokument, hvis indstillingen Vis ikke forhåndsvisningsdialog for elektronisk faktura ikke er aktiveret.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilket rapportlayout bruges til PDF'en?
PDF'en genereres fra de rapporter, der er konfigureret i dine rapportvalg med e-mailvedhæftningsflaget aktiveret. Medtag faktura som PDF bruger det samme layout, som dine kunder allerede modtager, når fakturaer sendes via e-mail, hvilket sikrer visuel ensartethed.
Kan jeg medtage en PDF for kreditnotaer også?
Ja. Medtag faktura som PDF gælder for både salgsfakturaer og salgskreditnotaer. PDF-gengivelsen bruger de tilsvarende rapportvalg for hver dokumenttype.
Sendes PDF'en som en separat fil eller inde i XML'en?
PDF'en indlejres direkte i OIOUBL-XML'en som en Base64-kodet yderligere dokumentreference. Modtagere modtager én elektronisk fil, der indeholder både de strukturerede data og den printbare PDF.
Hvornår denne funktion skaber værdi
- Dine kunder har brug for både strukturerede elektroniske data og et printbart dokument i én levering.
- Modtagerne inkluderer organisationer, der arkiverer PDF-kopier sammen med elektroniske fakturaer af hensyn til compliance eller revision.
- Du betjener en blandet kundebase, hvor nogle modtagere behandler XML automatisk, mens andre er afhængige af den visuelle PDF til gennemgang og godkendelse.