Aktivér vedhæftninger
Electronic Invoicing with Sproom gør det muligt automatisk at medtage filvedhæftninger, når du sender elektroniske OIOUBL-fakturaer og kreditnotaer. Funktionen Aktivér vedhæftninger sikrer, at dine handelspartnere modtager al understøttende dokumentation — kontrakter, følgesedler, specifikationer — sammen med de strukturerede XML-data, hvilket reducerer opfølgende forespørgsler og fremskynder fakturabehandlingen.
Funktionsoversigt
Aktivér vedhæftninger indlejrer filvedhæftninger fra det originale bogførte salgsdokument direkte i den elektroniske faktura eller kreditnotas XML. Vedhæftede filer kodes og medtages som yderligere dokumentreferencer i OIOUBL-strukturen, så modtagerens system kan udtrække og vise de indlejrede dokumenter sammen med fakturadataene. Denne automatiske indlejring af vedhæftede filer eliminerer behovet for at sende separate e-mails eller filoverførsler med understøttende dokumentation.
Typiske anvendelsesscenarier
- En salgsadministrator sender en elektronisk faktura for en projektlevering og har brug for, at den underskrevne kontrakt er vedhæftet, så kunden kan matche fakturaen med aftalen uden at anmode om yderligere dokumentation.
- Som debitormedarbejder ønsker jeg, at følgesedler automatisk medtages i mine elektroniske fakturaer, så mine kunder kan verificere modtagne varer mod de fakturerede beløb.
- En økonomichef skal vedhæfte en detaljeret omkostningsspecifikation til en kreditnota, så kunden forstår præcis, hvilke varer der krediteres og hvorfor.
- Som faktureringskoordinator for internationale kunder ønsker jeg, at tolddeklarationer indlejres i den elektroniske faktura, så mine kunder kan behandle importpapirer uden forsinkelser.
- En projektbogholder sender en slutfaktura med vedhæftede timesedler og udgiftskvitteringer, hvilket giver kunden fuld gennemsigtighed i de fakturerede timer og omkostninger.
Centrale begreber
- Global vs. kundespecifik indstilling: Aktivér vedhæftninger kan konfigureres globalt på siden Sproom Service Settings. Derudover kan indstillingen tilsidesættes pr. kunde via Dokumentafsendelsesprofiler, så du kun aktiverer vedhæftninger for de kunder, der har behov for det.
- Kildedokumentvedhæftninger: Kun vedhæftninger knyttet direkte til det originale bogførte salgsdokument (faktura eller kreditnota) medtages. Funktionen henter ikke vedhæftninger fra andre relaterede poster.
Relation til andre funktioner eller apps
- Aktivér vedhæftninger udvider den standard OIOUBL elektroniske dokumentgenerering i Business Central ved at tilføje vedhæftningsfunktionalitet, som ikke er tilgængelig som standard.
- Indstillingen kan tilpasses pr. kunde via Dokumentafsendelsesprofiler, som er en del af Document Handling-frameworket. Det betyder, at du kan skræddersy vedhæftningsadfærden for specifikke kunder uden at ændre den globale standard.
- Aktivér vedhæftninger fungerer sammen med Medtag faktura som PDF — når begge funktioner er aktive, modtager modtageren både kildedokumentets filvedhæftninger og en genereret PDF-kopi af fakturaen.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg aktivere vedhæftninger kun for bestemte kunder?
Ja. Mens Aktivér vedhæftninger kan sættes globalt på Sproom Service Settings-siden, kan indstillingen også tilsidesættes pr. kunde via Dokumentafsendelsesprofiler. Det giver dig mulighed for kun at aktivere filvedhæftninger for de kunder, der har brug for dem.
Hvilke filer medtages som vedhæftninger?
Kun filer vedhæftet direkte til den bogførte salgsfaktura eller salgskreditnota indlejres i det elektroniske dokument. Vedhæftninger på relaterede poster som salgsordren eller kundekortet medtages ikke automatisk.
Ændrer aktivering af vedhæftninger formatet på det elektroniske dokument?
OIOUBL XML-strukturen forbliver fuldt kompatibel. Vedhæftninger tilføjes som Base64-kodede yderligere dokumentreferencer i XML'en, hvilket er en standarddel af OIOUBL-specifikationen.
Hvornår denne funktion skaber værdi
- Dine kunder kræver understøttende dokumentation (kontrakter, følgesedler, specifikationer) sammen med den elektroniske faktura.
- Du ønsker at reducere manuelt arbejde ved at eliminere behovet for at sende vedhæftninger separat via e-mail efter udstedelse af en elektronisk faktura.
- Forskellige kunder har forskellige krav til vedhæftninger, og du har brug for fleksibiliteten til at aktivere eller deaktivere filvedhæftninger pr. kunde.