Send fakturaer til godkendelse

Abakion Legal guide

Når du har gennemgået og justeret dine fakturaer, sender du dem til godkendelse. Fakturaerne sendes til de godkendere, der er opsat i godkendelsesgruppen på sagen.

Sådan sender du til godkendelse

1. Åbn siden Fakturaoprettelser.

2. Marker de fakturaer du vil sende. Du kan markere flere linjer på én gang.

3. Klik på Send til godkendelse i handlingslinjen.

4. Bekræft med Ja.

Fakturaerne skifter nu status til Afventer godkendelse, og godkenderne modtager en e-mail med besked om, at der er fakturaer klar til godkendelse.

Bemærk: Det er kun fakturaer med status Ny der sendes. Fakturaer med anden status springes over, selvom de er markeret.

Hvem sendes fakturaen til?

Fakturaen sendes til den første godkender i godkendelsesrækkefølgen for sagens godkendelsesgruppe. Hvilke godkendere der indgår, og i hvilken rækkefølge, afhænger af opsætningen på kontoret.

Du kan følge godkendelsesforløbet ved at markere linjen og klikke på Godkendelseslinjer i handlingslinjen. Her vises alle hidtidige godkendere med deres status, rolle og eventuel tidsfrist. Fremtidige godkendere vises ikke — næste godkender oprettes først, når den nuværende har godkendt, videresendt eller returneret fakturaen.

Godkenderen åbner fakturaen på siden Mine fakturaoprettelser, hvor de kan godkende, udskyde eller sende den tilbage til controlleren.

E-mail til godkenderen

Når en faktura sendes til godkendelse, modtager godkenderen automatisk en e-mail. Indholdet styres af en mailskabelon opsat i Invoice Controlling opsætningen under feltet Ny oprettelsesmailskabelon. Det er muligt at tilføje faste CC- og BCC-modtagere i felterne Fakturaoprettelse CC Email og Fakturaoprettelse BCC Email.

Der sendes én e-mail pr. faktura. Sender du mange fakturaer til den samme godkender på én gang, modtager vedkommende tilsvarende mange e-mails.

Tip: Ønsker du ikke at sende e-mails ved afsendelse til godkendelse, kan dette slås fra i opsætningen med feltet Ingen email ved send til godkendelse.

Send godkendelsesrykker

Hvis en godkender ikke har reageret inden for den forventede tid, kan du sende en rykker. Klik på Send godkendelsesrykker i handlingslinjen og vælg, om rykkeren skal sendes for alle fakturaer, der afventer godkendelse, eller kun for dine egne. Rykkere kan også sendes automatisk via en opgavekø.

Rykkere sendes kun til godkendere, hvor Næste rykkerdato er nået eller overskredet. Indholdet af rykkermailen styres af en separat skabelon — Rykkermailskabelon — i opsætningen.

I modsætning til godkendelsesmails samles alle ventende fakturaer for den samme godkender i én rykkermail.

Hvad hvis fakturaen har ingen godkendelsesgruppe?

Hvis sagen ikke er tilknyttet en godkendelsesgruppe, vil fakturaen springe godkendelsestrinnet over og gå direkte til status Godkendt, når du klikker Send til godkendelse.

Fakturaen kommer retur — Afventer controller

Hvis en godkender sender fakturaen tilbage med en besked, skifter status til Afventer controller. Du kan se beskeden i faktaboksen Fakturabeskeder i højre side.

Når du har foretaget de ønskede rettelser, sender du fakturaen tilbage til godkenderen ved at klikke på Returner til godkender i handlingslinjen. Du bliver bedt om at skrive en besked til godkenderen inden fakturaen sendes afsted.

Fakturaen skifter herefter status tilbage til Afventer godkendelse.

Statusoversigt