Opret fakturaer med Dan fakturaforslag

Abakion Legal guide

Rapporten Dan fakturaforslag er den centrale funktion i Invoice Controlling. Den gennemgår dine klienter og sager og opretter automatisk fakturaer klar til godkendelse – alt på én gang.

Denne artikel guider dig fra den enkleste opsætning til de mere avancerede filtermuligheder.

Forudsætninger

Før rapporten kan oprette fakturaer, skal følgende være på plads på hver sag:

• Faktureringsinterval – Hvor ofte sagen skal faktureres (f.eks. månedligt eller kvartalsvist). Du finder feltet på sagskortet.

• Næste fakturadato – Den dato, hvor sagen er klar til fakturering næste gang. Systemet opdaterer denne dato automatisk, når en faktura er oprettet.

Tip: Har du sager, der faktureres "ved afslutning", skal faktureringsintervallet på sagskortet være sat til Ved afslutning. Når sagen er klar til fakturering, sætter du desuden hak i Klar til fakturering på sagskortet. Begge dele skal være på plads, for at rapporten medtager sagen.

Den enkle fremgangsmåde

Et typisk eksempel er månedsfakturering ved månedens afslutning. Du vil oprette fakturaer for alle sager, der skal faktureres i denne måned.

Sådan gør du:

1. Søg efter Fakturaoprettelser, og åbn siden.

2. Klik på Dan oprettelser i handlingslinjen (eller tryk F9).

3. Sæt Næste fakturadato og Tidsposter til dato til månedens sidste dag. Lad Bogføringsdato være dags dato:

4. Klik OK.

Rapporten gennemgår nu alle dine klienter og sager. Når den er færdig, vender du tilbage til siden Fakturaoprettelser, hvor de nyoprettede fakturaer vises med status Ny — klar til gennemgang og godkendelse.

Hvis en faktura ikke kan oprettes

Rapporten stopper ikke, selvom den støder på en fejl for en enkelt sag. Den fortsætter med de øvrige og skriver fejlbeskeden i kolonnen Sidste fejl på den pågældende fakturaoprettelse.

Når rapporten er færdig, vises en opsummeringsbesked, hvis én eller flere fakturaer fejlede — f.eks. "2 ud af 15 linjer fik ikke oprettet faktura."

Åbn siden Fakturaoprettelser og find de oprettelser, der har tekst i Sidste fejl-kolonnen. Læs fejlbeskeden for at forstå, hvad der skal rettes på sagen, før du kører rapporten igen.

Avancerede filtermuligheder

Har du brug for mere kontrol over, hvilke sager der medtages, tilbyder rapporten en række filtre. Du finder dem på forespørgselssiden under Indstillinger og Filter: Klient.

Indstillinger

Felterne vises i denne rækkefølge:

Sagsfilter

Begræns til bestemte sagsnumre. Klik på opslaget for at vælge én eller flere sager.

Bogføringsdato, Næste fakturadato og Tidsposter til dato

Disse tre datofelter er beskrevet i afsnittet Den enkle fremgangsmåde ovenfor.

Beregn næste fakturadato fra

Når rapporten har oprettet en faktura, fremrykker den automatisk Næste fakturadato på sagen. Feltet styrer, hvad beregningen tager udgangspunkt i:

Opret faktura for (type)

Styrer, hvilken type posteringer der kræves, for at en faktura oprettes:

Ignorer datofilter

Sæt hak her, hvis du vil medtage alle sager med fakturerbare beløb – uanset hvad der står i Næste fakturadato. Nyttigt ved ad hoc-faktureringer.

Opret faktura for (omfang)

Styrer, om rapporten opretter enkelt-sagsfakturaer, samleafregninger [én faktura med flere sager] eller begge:

Samleafregningsgruppe

Filtrer på en bestemt gruppe, hvis klientens sager er opdelt i grupper, der skal samles på separate fakturaer.

Minimum fakturabeløb

Sager med et salærbeløb under denne grænse springes over. Er feltet 0, bruger systemet det minimumsbeløb, der er sat op på klientkortet.

Filter: Klient

Disse filtre begrænser, hvilke klienter og sager rapporten kigger på. Felterne med personrelationer — f.eks. Ansvarlig jurist, Sagsbehandler, Sekretær, Klientansvarlig og Fakturacontroller — afhænger af kontorets opsætning og kan have andre navne hos jer. Du kan filtrere på én eller flere værdier i hvert felt.

Filtrer totaler efter

Nederst på siden finder du sektionen Filtrer totaler efter med et Datofilter-felt. Dette felt sættes automatisk af rapporten og bruges til at beregne de fakturerbare beløb korrekt — du behøver normalt ikke ændre det manuelt.

Hvad sker der bag kulisserne?

Når du klikker OK, arbejder rapporten i to faser:

Fase 1 – Find sager og opret fakturaoprettelser

Rapporten gennemgår dine klienter én efter én. For hver klient tjekker den:

• Er sagen klar til fakturering (Næste fakturadato og interval)?

• Er der allerede en åben fakturaoprettelse for denne sag? I så fald springes den over for at undgå dobbeltfakturering.

• Er der et fakturerbart beløb over minimumsgrænsen?

For klienter med samleafregning grupperes sager med samme fakturamodtager og eventuel samleafregningsgruppe på én fakturaoprettelse.

Fase 2 – Opret fakturaudkast

For hver fakturaoprettelse oprettes et fakturaudkast [et kladdeforslag til fakturaen] i systemet med:

• Korrekt fakturamodtager og valuta

• Salærlinjer fordelt på sager og opgaver

• Eventuelle udlægslinjer

• Den første godkender i godkendelsesrækkefølgen

Nyttige genveje på siden Fakturaoprettelser

Du kan åbne det tilknyttede fakturaudkast direkte fra fakturaoprettelsen ved at trykke Shift+F7.