Faktura Controlling er et modul til centraliseret fakturering. I stedet for at hver medarbejder selv håndterer sine egne fakturaer, samles hele faktureringsprocessen ét sted, hvor en faktura controller har det fulde overblik.
Modulet danner automatisk fakturaer på tværs af alle sager ud fra den opsætning, der er defineret på den enkelte sag — herunder faktureringsinterval, godkendere og fakturamodtager. Det betyder, at du med få klik kan danne og sende hundredvis af fakturaer til godkendelse på én gang, frem for at håndtere dem én for én.
Sådan fungerer processen
Processen foregår i tre trin.
Faktura controlleren forbereder fakturaerne
En faktureringsmedarbejder — kaldet faktura controlleren — starter processen. Med én kørsel danner controlleren fakturaer for alle sager, der er klar til fakturering, og får dem samlet i en overskuelig liste. Controlleren gennemgår fakturaerne og sikrer, at indhold og beløb er korrekte, inden de sendes videre til godkendelse.
Juristen eller sagsbehandleren godkender
Faktura Controlling understøtter et fleksibelt godkendelsesflow med flere godkendere. Via godkendelsesgrupper kan du definere præcis, hvem der skal godkende og i hvilken rækkefølge. Godkenderne bestemmes automatisk ud fra de relationer, der er registreret på sagen eller klienten — f.eks. den ansvarlige jurist — og fakturaen sendes automatisk videre til næste godkender, når det foregående niveau har godkendt.
Godkenderen kontrollerer, at fakturaen er rigtig — at teksten er korrekt, beløbet stemmer, og at fakturaen er klar til at gå til klienten. Hvis noget skal rettes, kan godkenderen sende fakturaen tilbage til controlleren med en besked.
Bogføring
Når fakturaen er godkendt, er den klar til at blive bogført i Business Central. Bogføringen foretages af faktura controlleren eller af en medarbejder fra økonomiafdelingen. Herefter er fakturaen klar til at blive sendt til klienten.