FIK-betalingsmidler på elektroniske fakturaer
FIK-betalingsmidler er en indstilling i Electronic Invoicing with Sproom, som tilføjer betalingsoplysninger til indbetalingskort (FIK, kortart +71) på udgående elektroniske OIO-UBL-fakturaer, så modtageren kan betale med et entydigt betalings-id. Mange virksomheder bruger allerede indbetalingskort på deres trykte fakturaer og har brug for, at den samme betalingsreference følger med, når fakturaen sendes elektronisk. Indstillingen sikrer, at kunden kan betale den elektroniske faktura korrekt, og at indbetalingen bagefter kan genkendes og udlignes mod den rigtige faktura.
Funktionsoversigt
FIK-betalingsmidler styrer, hvilke betalingsoplysninger der sendes med, når en elektronisk faktura dannes og afsendes via Sproom-tjenesten. Som standard indeholder OIO-UBL-fakturaen de almindelige betalingsoplysninger, som Business Central danner. Når feltet Betalingsmidler på siden Indstillinger for Sproom Service er sat til FIK Payment Means, erstattes fakturaens betalingsafsnit med en FIK-betalingsinstruktion. Instruktionen indeholder forfaldsdatoen, et 15-cifret betalings-id beregnet ud fra fakturanummeret, virksomhedens kreditornummer til indbetalingskort samt bankkonto, registreringsnummer, SWIFT-kode og banknavn fra Firmaoplysninger. Resultatet er, at kunder – offentlige som private – kan betale jeres elektroniske fakturaer uden at indtaste betalingsreferencen manuelt, og at debitorbogholderiet får indbetalinger, der er lette at matche.
Typiske anvendelsesscenarier
- En virksomhed bruger indbetalingskort på alle trykte fakturaer og ønsker, at de elektroniske fakturaer bærer samme betalingsreference, så kunderne betaler ens uanset fakturaform.
- En leverandør fakturerer danske kommuner og regioner via OIO-UBL. Myndighedens betalingssystem læser FIK-betalings-id'et direkte fra den elektroniske faktura, så betalingen ikke forsinkes af en manglende reference.
- Som debitorbogholder ønsker jeg, at hver indbetaling indeholder et betalings-id afledt af fakturanummeret, så jeg hurtigt kan udligne indbetalinger mod de rigtige åbne poster.
- En koncern har flere regnskaber, der deler samme kreditornummer. Ved at angive et Anvend FIK suffix ciffer pr. regnskab bliver betalings-id'erne entydige, selv hvis to regnskaber bruger de samme fakturanumre.
- En konsulent, der opsætter elektronisk fakturering for en kunde med mange FIK-betalinger, vælger FIK-betalingsmidler én gang for hele virksomheden i stedet for at håndtere betalingsreferencer faktura for faktura.
Centrale begreber
- FIK (Fælles Indbetalingskort) — den danske standard for indbetalingskort. Appen bruger kortart +71, hvor betalings-id'et identificerer den enkelte faktura.
- Betalings-id — et 15-cifret nummer, der dannes ud fra fakturanummeret, foranstillede nuller og et kontrolciffer. Det er dette nummer, kunden angiver ved betaling.
- Kreditornummer — virksomhedens kreditornummer til indbetalingskort, som hentes fra Firmaoplysninger og sendes med som modtagerkonto.
- Anvend FIK suffix ciffer — et valgfrit ekstra ciffer, der indsættes mellem fakturanummeret og kontrolcifferet i betalings-id'et.
- Standardadfærd — med Betalingsmidler sat til Standard Payment Means sendes de almindelige betalingsoplysninger uden FIK-instruktion, hvilket er appens oprindelige adfærd.
Relation til andre funktioner eller apps
FIK-betalingsmidler indgår blandt indstillingerne for dokumentindhold på siden Indstillinger for Sproom Service, sammen med muligheder som Aktiver vedhæftede filer, Medtag faktura som PDF og Brug din reference som ordrereferens-id. Funktionen bygger på OIO-UBL-dokumentformatet fra Microsofts OIOUBL-udvidelse og henter bank- og kreditoroplysninger fra standardsiden Firmaoplysninger i Business Central, så de samme stamdata bruges til trykte og elektroniske fakturaer. Indstillingen gælder for alle elektroniske salgsfakturaer, der sendes via Sproom-tjenesten for virksomheden.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan dannes FIK-betalings-id'et på en elektronisk faktura?
FIK-betalings-id'et dannes ud fra fakturanummeret, eventuelt efterfulgt af FIK suffix-cifferet, udfyldt med foranstillede nuller og afsluttet med et kontrolciffer, så det samlet bliver 15 cifre. Fakturanumrene skal derfor bestå af cifre alene og være korte nok til at passe ind i betalings-id'et.
Gælder FIK-betalingsmidler også kreditnotaer?
Nej — FIK-betalingsmidler tilføjes kun til elektroniske salgsfakturaer. Elektroniske kreditnotaer sendes med de almindelige betalingsoplysninger, fordi kunden ikke skal indbetale et beløb på en kreditnota.
Hvilke oplysninger skal være udfyldt for at sende fakturaer med FIK?
FIK-fakturaer kræver, at kreditornummeret til indbetalingskort, bankkontonummer, registreringsnummer og banknavn er udfyldt på Firmaoplysninger; SWIFT-koden medtages, når den er udfyldt. Mangler oplysningerne, kan Sproom afvise dokumentet med et tip om at kontrollere bankkonto og betalingsmiddel på Firmaoplysninger eller debitoren.
Hvornår denne funktion skaber værdi
- I bruger allerede indbetalingskort på trykte fakturaer og ønsker samme betalingsoplevelse på jeres elektroniske fakturaer.
- Jeres kunder — især danske offentlige institutioner — behandler OIO-UBL-fakturaer automatisk og forventer en maskinlæsbar betalingsreference.
- Debitorbogholderiet bruger tid på manuel udligning eller fejlindbetalinger, fordi indbetalinger mangler en entydig reference til fakturaen.