Tilføj kommentarlinjer
Electronic Invoicing with Sproom inkluderer funktionen Tilføj kommentarlinjer til at overføre beskrivende tekstlinjer fra dine salgsdokumenter til den elektroniske faktura eller kreditnota. Kommentarlinjer — ofte brugt til yderligere information, betingelser eller forklaringer — bevares i det elektroniske dokument i stedet for at blive udeladt under OIOUBL XML-genereringen.
Funktionsoversigt
Tilføj kommentarlinjer medtager dokumentlinjer af den tomme type (linjer med en beskrivelse, men uden vare, antal eller beløb) i det elektroniske OIOUBL-dokument. Standard Business Central OIOUBL-generering eksporterer kun linjer med antal og beløb, hvilket betyder, at beskrivende tekstlinjer og noter normalt udelades fra XML-outputtet. Med Tilføj kommentarlinjer aktiveret gengives disse tomme linjetyper som nulbeløbs-fakturalinjer eller kreditnotalinjer i XML'en, hvilket bevarer den forklarende tekst, så modtageren ser de samme linjedetaljer som det originale udskrevne dokument.
Typiske anvendelsesscenarier
- En salgskoordinator tilføjer en kommentarlinje til en faktura, der forklarer betingelserne for en kampagnerabat, og har brug for, at denne forklaring er synlig for kunden i den elektroniske faktura — ikke kun på den trykte kopi.
- Som debitormedarbejder ønsker jeg, at garantibetingelser og særlige vilkår, der er indtastet som kommentarlinjer på kreditnotaer, vises i det elektroniske dokument, så kunden har fuld kontekst for krediteringen.
- En projektleder inkluderer en kommentarlinje, der refererer til en specifik kontraktklausul for en milepælsfaktura, og kundens automatiserede system har brug for denne tekst til intern routing og godkendelse.
- Som faktureringsadministrator ønsker jeg, at leveringsinstruktioner og referencenoteringer tilføjet som kommentarlinjer på salgsordren overføres til den elektroniske faktura, så intet går tabt i den elektroniske transmission.
- En økonomiafdelinger bruger kommentarlinjer til at annotere grupperede gebyrer på en faktura, og disse annoteringer skal bevares i det elektroniske dokument til kundens trevejs-matchningsproces.
Centrale begreber
- Kommentarlinjer: I Business Central er disse dokumentlinjer, hvor typen er tom, og kun en beskrivelse er udfyldt. Kommentarlinjer har ingen mængde, enhedspris eller beløb.
- Nulbeløbslinjer: Når kommentarlinjer medtages i det elektroniske dokument, repræsenteres de som fakturalinjer eller kreditnotalinjer med nulbeløb og en mængde på én. Dette sikrer overholdelse af OIOUBL XML-skemaet, samtidig med at den beskrivende tekst bevares.
Relation til andre funktioner eller apps
- Tilføj kommentarlinjer beriger standard Business Central OIOUBL-outputtet, som som standard udelader tomme linjetyper fra den genererede XML.
- Funktionen gælder for både salgsfakturaer og salgskreditnotaer sendt via Sproom-connectoren.
- Kommentarlinjerne tilføjes sammen med de ordinære dokumentlinjer i den elektroniske XML og bevarer samme linjerækkefølge som det originale dokument.
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor medtages kommentarlinjer ikke i elektroniske fakturaer som standard?
Standard Business Central OIOUBL-generering eksporterer kun dokumentlinjer, der har antal og beløb. Tomme linjetyper med kun beskrivelser udelades fra XML'en. Tilføj kommentarlinjer tilsidesætter denne adfærd for at bevare beskrivende tekst i det elektroniske output.
Påvirker kommentarlinjer fakturatotalerne i det elektroniske dokument?
Nej. Kommentarlinjer gengives som nulbeløbslinjer i OIOUBL-XML'en. De har ingen pengeværdi og ændrer ikke faktura- eller kreditnotatotalerne.
Gælder denne funktion for både fakturaer og kreditnotaer?
Ja. Tilføj kommentarlinjer medtager tomme beskrivelseslinjer for både bogførte salgsfakturaer og bogførte salgskreditnotaer sendt via Electronic Invoicing with Sproom.
Hvornår denne funktion skaber værdi
- Dine fakturaer indeholder vigtig beskrivende information i kommentarlinjer, som kunderne skal kunne se i det elektroniske dokument.
- Modtagere bruger teksten fra kommentarlinjer til matching, routing eller godkendelsesworkflows i deres egne systemer.
- Du ønsker, at den elektroniske faktura afspejler det trykte dokument så tæt som muligt, inklusiv alle forklarende tekstlinjer.
- Din forretningspraksis er afhængig af kommentarlinjer til betingelser, vilkår eller referencer, der er kritiske for kundens behandling.