Tilsvarsniveauer – opsætning og krav

Abakion Legal guide

Hvad er et tilsvarsniveau?

Tilsvarsniveauet angiver, på hvilket niveau systemet opgør og regulerer klientmidler (tilsvar og tilgodehavender) for en given klient eller sag. Niveauet bestemmer, hvilke debitorposter og bankkonti der grupperes sammen, når tilsvaret beregnes.

Der er tre tilsvarsniveauer i Abakion Legal:

• Klient – tilsvaret opgøres samlet for alle sager under én klient (standardværdi)
• Sag – tilsvaret opgøres separat for hver enkelt sag
• Koncern – tilsvaret opgøres samlet på tværs af klienter i en koncerngruppe

Tilsvarsniveauet opsættes på debitorkortet for klienten og på jobkortet for den enkelte sag.

Klientniveau er standardværdien. Nye sager og klienter oprettes med tilsvarsniveau Klient, medmindre andet angives. Tilsvarsniveauet skal aktivt ændres til Sag på det enkelte Jobkort, eller til Koncern via opsætning af koncernnummer på debitorkortet.

Gyldige kombinationer af tilsvarsniveau på debitor og sag

Tilsvarsniveauet på sagen skal være konsistent med niveauet på debitorkortet. Systemet håndhæver ikke disse regler automatisk, så det er vigtigt at følge dem ved opsætning:

Det er med andre ord ikke gyldigt at sætte en sag til Koncern, hvis klienten er sat til Klient — og omvendt. Sagsniveau (Sag) er altid tilladt uanset klientens tilsvarsniveau, da sagen i så fald reguleres helt selvstændigt.

Derudover gælder for koncernniveauet: hvis en sag sættes til tilsvarsniveau Koncern, skal feltet Koncernnr. på sagen udfyldes med det samme koncernnummer, som er angivet på debitorkortet. Det er dette koncernnummer, der bestemmer, hvilken gruppe sagen tilhører i tilsvarsopgørelsen.

Feltet Koncernnr. må kun udfyldes på debitorer og sager, der anvender koncerntilsvar. Systemet håndhæver ikke dette automatisk, så det skal sikres manuelt ved opsætning.

En direkte ændring af tilsvarsniveauet på debitorkortet føres ikke automatisk videre til sagerne. Tilsvarsniveauet på den enkelte sag skal sættes manuelt på jobkortet. Den eneste undtagelse er, når feltet Koncernnr. ændres på debitorkortet — i det tilfælde kopieres koncernnummeret automatisk ned på alle sager, der ikke i forvejen er sat til tilsvarsniveau Sag.

Klienttilsvar

Hvad betyder det?

Alle debitorposter på tværs af klientens sager behandles under ét. Det er klientens samlede nettosaldo, der afgør, om der er tilsvar eller tilgodehavende — ikke den enkelte sags saldo.

Opsætning

Bankkonto (valgfri):

Det er ikke et krav at tilknytte en navngiven bankkonto til klienten. Hvis ingen bankkonto er tilknyttet, indgår klientens tilsvar i den generelle tilsvarsregulering via den bankkonto, der er markeret som Hovedtilsvar reguleringskonto i bankkontoopsætningen.

Ønskes en dedikeret bankkonto tilknyttet klienten, oprettes den og knyttes via feltet Tilhørende Debitor nr. Feltet Tilhørende Sagsnr. skal være tomt.

Sådan fungerer reguleringen

Rapporten Regulering af klient/sags tilsvar summerer saldiene på alle klientens bankkonti, der opfylder ovenstående betingelser, og sammenligner summen med klientens samlede debitorpostssaldo. Reguleringen bringer banksaldoen i overensstemmelse med tilsvaret.

Sagstilsvar

Hvad betyder det?

Tilsvaret opgøres og reguleres separat for hver sag. Det er sagens individuelle nettosaldo på debitorposterne, der sammenlignes med sagens tilknyttede bankkonto.

Opsætning

Tilsvarsniveauet på debitorkortet har ingen direkte effekt på sager, der er sat til sagsniveau — de behandles altid individuelt, uanset hvad der er sat på klienten.

Bankkonto:

Der skal oprettes én dedikeret bankkonto pr. sag og knyttes til sagen via feltet Tilhørende Sagsnr.

Vigtigt ved sagstilsvar

Sagstilsvar kræver, at begge betingelser er opfyldt samtidigt:

• Sagens tilsvarsniveau skal være Sag
• Der skal være tilknyttet en aktiv bankkonto med sagskortnummeret udfyldt

Hvis kun den ene betingelse er opfyldt, fungerer reguleringen ikke korrekt:

• Sag sat til sagsniveau, men ingen sagsbankkonto: Sagen vises korrekt i tilsvarsrapporten, men tilsvarsreguleringen har ingen bankkonto at regulere mod — der oprettes ingen kladdelinje, og der vises ingen advarsel.
• Sagsbankkonto oprettet, men sagens tilsvarsniveau er ikke Sag: Bankkontoens saldo medregnes i klientens tilsvar i stedet — uden advarsel.

Sådan fungerer reguleringen

For sagsbankkonti sammenligner rapporten Regulering af klient/sags tilsvar sagens banksaldo med sagens debitorpostssaldo isoleret. Reguleringen gælder kun den konkrete sag.

Koncerntilsvar

Hvad betyder det?

Tilsvaret opgøres samlet på tværs af klienter, der tilhører samme koncerngruppe. Alle klienters debitorposter og bankkonti i gruppen behandles under ét.

Forudsætninger for opsætning

Koncerntilsvar forudsætter, at feltet Brug koncerntilsvar er aktiveret i Faktureringsopsætningen. Når dette felt er slået til, sættes tilsvarsniveauet automatisk til Koncern på klienter, der tildeles et koncernnummer.

Opsætning

Når Koncernnr. udfyldes på debitorkortet, kopieres feltet Koncernnr. automatisk ned på alle sager med tilsvarsniveau forskellig fra Sag. Debitorens tilsvarsniveau sættes samtidig automatisk til Koncern (hvis Brug koncerntilsvar = Ja i Faktureringsopsætningen). Sager med tilsvarsniveau Sag påvirkes ikke.

Bankkonto (valgfri):

Det er ikke et krav at tilknytte navngivne bankkonti til klienterne i koncernen. Hvis ingen bankkonti er tilknyttet, indgår koncernens samlede tilsvar i den generelle tilsvarsregulering via den bankkonto, der er markeret som Hovedtilsvar reguleringskonto i bankkontoopsætningen.

Ønskes dedikerede bankkonti tilknyttet klienterne i koncernen, knyttes de via feltet Tilhørende Debitor nr. Feltet Tilhørende Sagsnr. skal være tomt.

Sådan fungerer reguleringen

Rapporten Regulering af klient/sags tilsvar behandler den første bankkonto pr. koncerngruppe som udgangspunkt for beregningen og summerer alle relevante bankkonti i gruppen. Det samlede bankindestående sammenlignes med koncernens samlede tilsvar på debitorposterne.

Overblik: Opsætningskrav pr. tilsvarsniveau