Abakion Legal guide
Betalingsnotifikation er en funktion i Abakion Legal, der automatisk sender en e-mail til den relevante sagsbehandler, når der bogføres en indbetaling på en sag. Funktionen sikrer, at sagsbehandleren hurtigt får besked om modtagne betalinger.
Sådan virker det
Når en indbetaling bogføres via kassekladden med bilagstype Betaling og en sumkode, der er markeret til betalingsnotifikation, sender systemet automatisk en notifikationsmail til den person, som er knyttet til sagen via det opsatte relationsfilter.
Mailen indeholder oplysninger om bogføringsdato, bilagsnummer, sagsnummer, debitornummer, debitornavn, beskrivelse, sumkode og beløb (RV).
Automatisk afsendelse ved bogføring
Når opsætningen er på plads, sker følgende automatisk ved bogføring af kassekladden:
- Systemet finder alle nyoprettede debitorposter med bilagstype Betaling, der har en sumkode med Betalingsnotifikation markeret.
- For hver post slår systemet sagsrelationerne op og finder modtageren via det primære relationsfilter. Hvis der ikke findes en kontakt med den primære relation, forsøger systemet med det sekundære relationsfilter.
- Systemet samler poster pr. modtager og genererer én notifikationsmail pr. modtager.
- Mailen sendes via det opsatte mailscenarie og lægges i e-mailudbakken.
- Feltet Betalingsnotifikationsdato opdateres på de berørte debitorposter med tidspunktet for afsendelsen.
Hvis der ikke kan findes en e-mailadresse for en modtager (manglende relation eller manglende e-mail på kontakten), vises en besked med de poster, der ikke har fået sendt notifikation.
Gensendelse fra debitorposter
Betalingsnotifikationer kan gensendes manuelt fra Debitorposter:
- Åbn oversigten Debitorposter.
- Markér den eller de poster, du ønsker at gensende notifikation for.
- Vælg handlingen Send notifikationsemail under Funktioner.
Systemet kører den samme notifikationslogik som ved bogføring og sender mailen til den kontakt, der er knyttet via relationsfiltrene.
Betalingsnotifikationsdato
Kolonnen Betalingsnotifikationsdato på debitorposter viser tidspunktet for den seneste afsendelse af betalingsnotifikation. Kolonnen er som standard skjult, men kan tilføjes via Tilpas på siden. Kolonnen kan bruges til at kontrollere, om og hvornår en notifikation er sendt.
Bemærkninger
- Funktionen sender kun notifikation for poster med bilagstype Betaling. Andre bilagstyper (faktura, kreditnota osv.) udløser ikke notifikation.
- Sumkoden skal have en værdi og feltet Betalingsnotifikation skal være markeret.
- Modtageren bestemmes af sagsrelationer – ikke af klientrelationer. Systemet finder den medarbejder, der er knyttet til den specifikke sag (sagsnr.) via det opsatte relationsfilter.
- Hvis modtagerens kontakt ikke har en e-mailadresse, springes posten over, og der vises en besked.