Abakion Legal guide
Når kontoret lægger ud for en klients regning – fx retsafgifter, oversættelser eller andre eksterne udgifter – kan udlægget bogføres direkte på klientens sag (matter) via en almindelig købsfaktura. Beløbet flyttes automatisk til sagen ved bogføring, så det kan viderefaktureres til klienten.
Opsætning
Der skal være angivet en Udlægsmodkonto i finansopsætningen, før udlæg kan bogføres på sager.
- Åbn Abakion Legal Finansopsætning.
- Udfyld feltet Køb - Udlægsmodkontonr. med den finanskonto, der skal bruges som modkonto for udlæg.
Kontoen bruges til ompostering, så saldoen på kontoen altid vil være nul – udlægget krediteres og debiteres i samme bogføring, når det omposteres til sagen.
Selve finanskontoen (udlægsmodkontoen) skal have Produktbogføringsgruppe og Momsproduktbogføringsgruppe udfyldt i dens kontokort. Ellers opstår der en valideringsfejl, når kontoen indsættes på en fakturalinje. Bemærk dog, at Momsproduktbogføringsgruppen efterfølgende overskrives af opsætningen på den valgte Sumkode (se nedenfor) – gruppen på kontoen bruges kun til at undgå fejlen ved indsættelse.
Bogfør udlæg på en købsfaktura
- Opret en almindelig købsfaktura til kreditor som normalt.
- På fakturalinjen:
- Sæt Type til Finanskonto.
- I Nummer vælges udlægsmodkontoen (samme konto som i finansopsætningen).
- Udfyld Sagsnr. med den sag, udlægget vedrører. (Bemærk: dette er Legal-feltet "Matter No. L365" – ikke Business Centrals standardfelt "Sagsnr.")
- Udfyld Sumkode med en sumkode af typen Udlæg.
- Bogfør fakturaen som normalt.
Bemærk
- Nummer skal være identisk med kontoen i finansopsætningen.
- Kun sumkoder med linjetype Udlæg kan bruges her.
- Sagen skal være en aktiv (ikke arkiveret) sag.
Anvendes Continia Document Capture og/eller Payment Management/Banking, skal bogføringen ske fra selve købsfakturaen. Der er ikke samspil mellem bogføring af leverandørfakturaer via Continias produkter og sagsbogføring via købskladderne.
Hvad sker der ved bogføring
Ved bogføring af fakturaen omposteres beløbet automatisk til sagens debitor via ompostningskontoen: udlægsmodkontoen debiteres og krediteres i samme bogføring, så saldoen på kontoen ender i nul. Resultatet er, at beløbet står som et tilgodehavende på sagen hos klienten (debitor), mens kreditoren fortsat skal betales via banken som en almindelig købsfaktura.
Samme flow gælder ved bogføring af købskreditnotaer (fortegnet vendes).